Começo de ano é a melhor hora para colocar a vida funcional em ordem. Ter uma pasta funcional organizada evita filas desnecessárias, agiliza simulações de aposentadoria, CTC/contagem recíproca, pensão por morte para a família e qualquer protocolo no RPPS.
A seguir, um passo a passo simples, pensado para caber em 30 minutos, com listas claras do que guardar, como nomear arquivos e como manter tudo atualizado ao longo de 2026.
O que entra na pasta funcional (versão rápida para imprimir)
Tenha uma pasta física + uma pasta digital (no computador/celular). Use a mesma ordem nas duas.
- Identificação pessoal: RG, CPF, certidão de nascimento/casamento/união estável (e averbações).
- Vínculo e carreira: portaria de nomeação, posse e exercício; portarias de progressão/promoção, mudanças de jornada/lotação e afastamentos.
- Tempo de contribuição: CTC(s), comprovantes de INSS (CNIS quando houver), averbações de outros vínculos públicos.
- Remuneração: contracheques dos últimos 12 meses (renove todo janeiro).
- Cursos e capacitações: certificados relevantes (carga horária legível).
- Dependentes/beneficiários: documentos que comprovem filiação/guarda/tutela e dependência (inclusive para IRRF).
- Saúde e perícias (quando aplicável): laudos, decisões e resultados essenciais (apenas o necessário para fins funcionais).
- Bancário: comprovante de agência/conta utilizada para crédito (atual).
- Protocolos recentes: comprovantes de requerimentos e decisões (ex.: revisão, averbação, simulação, pensão).
Nota útil: auxílio-doença (incapacidade temporária) não é pago pelo RPPS após a EC 103/2019; sua organização é do ente. Mantenha documentos, mas não confunda com benefícios previdenciários do RPPS.
30 minutos, relógio rodando (passo a passo)
Minutos 0–5: separar e “pilhar”
- Abra a pasta física e junte tudo em pilhas: Pessoal, Vínculo/Portarias, Tempo/CTC, Contracheques, Cursos, Dependentes, Saúde (se houver), Bancário, Protocolos.
- Tire clips/grampos e alinhe papéis para facilitar digitalização.
Minutos 5–15: digitalizar o essencial
- No celular, use um aplicativo de scanner (PDF, com recorte automático).
- Um PDF por grupo, nomeado assim:
- 01_Pessoal_SeuNome.pdf
- 02_Vinculo_Portarias_SeuNome.pdf
- 03_Tempo_CTC_Averbacoes_SeuNome.pdf
- 04_Contracheques_Ultimos12m_SeuNome.pdf
- 05_Certificados_Cursos_SeuNome.pdf
- 06_Dependentes_Beneficiarios_SeuNome.pdf
- 07_Saude_Pericias_SeuNome.pdf (se houver)
- 08_Bancario_Conta_SeuNome.pdf
- 09_Protocolos_2025_SeuNome.pdf (troque o ano conforme o caso)
Dica de legibilidade: fotos retas, fundo claro, boa luz, sem sombra. Evite arquivos acima de 10 MB cada.
Minutos 15–25: checar e limpar
- Abra cada PDF e veja se tudo está legível (número de portaria, datas, assinaturas).
- Remova arquivos desnecessários.
- Se notar lacunas (ex.: falta uma portaria ou CTC), anote no bloco “Pendências para solicitar”.
Minutos 25–30: salvar e proteger
- Crie uma pasta digital: Pasta_Funcional_SeuNome_2026.
- Salve local e em nuvem de confiança (conta pessoal).
- Ative senha/biometria no celular e bloqueio de tela no notebook.
- Faça um atalho desta pasta na tela inicial do celular.
Nomeação inteligente (para achar em 5 segundos)
Use padrões previsíveis:
- Datas ISO (AAAA-MM-DD): 2025-08-14_PortariaProgressao.pdf.
- Assunto fixo: CTC_INSS_Emitida_2023.pdf.
- Versões: AvaliacaoAtuarial_Resumo_v2.pdf (para gestores/conselheiros).
- Contracheques: Contracheque_2025-12.pdf (um por mês).
Check-up semestral (5 minutos, duas vezes ao ano)
- Janeiro: atualizar contracheques (substituir 12 meses), rever dependentes e contatos.
- Julho: varredura geral; incluir certificados do semestre, novas portarias e protocolos.
- Coloque dois lembretes no celular com repetição semestral.
Erros comuns (e como evitar)
- Foto torta/escura → usar scanner do celular e revisar.
- Dependentes desatualizados → atualizar certidões/guardas e comprovantes.
- CTC esquecida → se pretende averbar tempo do INSS, solicite a CTC no órgão adequado antes de abrir pedidos no RPPS.
- Dados bancários antigos → anexar comprovante atual (agência/conta).
- Sem protocolo → sempre anote número e salve o comprovante.
Mini-FAQ (direto ao ponto)
Preciso guardar todos os contracheques da vida?
Depende. Para uso cotidiano, últimos 12 meses bastam. Guarde históricos em um PDF adicional separado, se preferir (mais viável).
Não tenho scanner. Foto vale?
Sim, desde que nitidamente legível. Aplicativos de scanner resolvem perspectiva e geram PDF leve.
Como lidar com documentos sensíveis de saúde?
Guarde apenas o necessário para a vida funcional. Proteja com senha e compartilhe somente por canais oficiais quando solicitado.
Posso usar nuvem gratuita?
Pode, com autenticação em dois fatores e senha forte. Evite links públicos.
Para quem vai pedir simulação/benefício em 2026
Antes de protocolar simulação de aposentadoria ou pensão por morte (no caso de orientar a família), confira:
- CTC/averbações em ordem;
- Portarias e tempo sem lacunas;
- Dependentes/beneficiários com documentos atuais;
- Contatos (telefone/e-mail/endereço) corretos;
- Documentos digitalizados legíveis e nomeados como indicado.
Protocolos com documentos corretos tramitam mais rápido e demandam menos complementação.
Organizar a pasta funcional não é burocracia a mais — é tempo ganho quando você mais precisa. Em 30 minutos, você monta um kit pronto para qualquer demanda: simulações, CTC, averbações, reajuste, pensão, prova de vida/recadastramento e comunicações do Instituto. Comece hoje, mantenha um check-up semestral e entre 2026 com tranquilidade: informação clara, documentos na mão e protocolos resolvidos.
